**尊敬的公司领导、财务部、法务部：**

由我部门负责推进的“XX智能制造基地设备采购及安装工程”（以下简称“本项目”）目前已顺利完成交付与初步验收。为优化公司资金配置，提高财务结算效率，降低资金流转成本，经与供应商充分沟通并达成初步共识，现特就本项目前期缴纳的履约保证金直接转为等额货款的事项，呈报专项申请。具体情况汇报如下：

**一、 项目及保证金基本情况**

本项目合同编号为CG-2023-085，合同总金额为人民币2000万元。根据合同约定，我方于2023年3月10日向供应商XX设备有限公司缴纳了合同总额10%的履约保证金，计人民币200万元。目前，项目设备已全部到货并安装调试完毕，经双方联合验收合格，已正式进入货款结算与支付阶段。按照原合同条款，履约保证金应在验收合格后15个工作日内无息原路退还我方，随后我方再行支付相应节点的货款。

**二、 申请事由及合理性分析**

1. **提高资金使用效率，降低流转成本。** 若按原流程“先退保证金、再付货款”，不仅增加了资金在途时间，还产生了不必要的跨行转账手续费及资金占用成本。将保证金直接转为货款，可实现账务的内部抵扣，极大提升资金周转效率。

2. **简化审批流程，提升结算效率。** 传统的“一退一付”需分别发起退款审批与付款审批，流程繁琐且耗时。转为货款抵扣后，只需进行一次差额付款审批，有效减轻了财务及业务部门的工作负荷，加快了项目决算进度。

3. **维护良好合作关系。** 当前正值企业结算高峰期，供应商面临较大的资金回笼压力。此方案能确保供应商更快收到实际货款，体现了我司的契约精神与合作诚意，有利于后续项目的顺利开展与供应链的稳定。

**三、 具体转换方案及账务处理**

本项目当前应付进度款总额为人民币1600万元。我方申请将前期缴纳的200万元履约保证金直接全额转为等额货款进行抵扣。

转换后，我方实际需向供应商支付的差额货款为人民币1400万元。账务处理方面，财务部将依据双方签署的《保证金转货款确认函》及供应商开具的全额增值税发票，进行应收与应付账款的核销与平账处理，确保账目清晰、账实相符。

**四、 合规性审查与风险防范措施**

为确保本次转换合法合规，不留审计隐患，我部门已协同法务、财务制定了以下保障措施：

1. **完善法律文书：** 双方已起草《合同补充协议》及《保证金转货款确认函》，明确约定保证金性质变更及抵扣明细，作为财务入账的合法有效凭证。

2. **确保税务合规：** 严格要求供应商按照合同总金额及实际收款进度，足额、合规开具增值税专用发票，确保“业务流、资金流、发票流”三流一致，防范潜在税务风险。

3. **落实质保责任：** 履约保证金转为货款后，为保障项目后续的质量维护，我方将按合同约定，从本次应付的1400万元差额货款中扣留5%（即100万元）作为质量保证金，待质保期满且无质量问题后再行支付，确保我司核心权益不受损害。

**五、 综合效益评估**

本次保证金转货款的申请，在严格遵守公司财务管理制度及国家相关法律法规的前提下，不仅盘活了存量资金，优化了财务报表结构，更展现了公司精细化管理的水平，实现了公司效益与供应商利益的双赢。

妥否，请公司领导及相关部门予以审查批示。

**申请部门：** XX项目管理部

**申请日期：** 202X年X月X日